公文的通用要素结构
不论文种，公文都建立在同一套要素上。理解要素比背文种模板更有效，因为所有模板都是要素的不同组合。
| 要素 | 内容 | AI 承担比例 | 人工承担部分 |
|---|---|---|---|
| 标题 | 发文机关、事由、文种三要素 | 70% | 定性与口径 |
| 主送机关 | 接收对象 | 30% | 发文范围界定 |
| 正文 | 缘由、事项、结语三部分 | 60-80% | 事实与结论 |
| 附件说明 | 附件名称与份数 | 80% | 附件是否齐备 |
| 发文机关署名 | 署名与印章 | 20% | 用印审批 |
| 成文日期 | 会议通过或负责人签发日期 | 90% | 确认日期口径 |
| 附注 | 说明事项 | 60% | 是否需要附注 |
| 抄送机关 | 知悉范围 | 40% | 范围控制 |
正文的三段结构
公文正文的通用骨架是「缘由—事项—结语」，这个结构在通知、报告、请示、方案里都成立，只是每段的名称与写法不同。
【缘由】说明为什么要发这份文件：背景、依据、上级要求或存在的问题。一到两句，不展开论证。 【事项】主体部分，分条列项。层级序数用「一、（一）1.（1）」四级，每条一句话说清一件事。 【结语】提出要求或号召：「特此通知。」「请遵照执行。」这类句子要简短固定。
层级序数规范
| 层级 | 序数 | 典型用法 | 常见错误 |
|---|---|---|---|
| 第一层 | 一、二、三 | 并列的大项 | 写成 1. 与下一层混用 |
| 第二层 | （一）（二）（三） | 大项下的子项 | 用括号数字代替圆括号 |
| 第三层 | 1. 2. 3. | 子项下的具体动作 | 与第二层顺序颠倒 |
| 第四层 | （1）（2）（3） | 动作下的要素罗列 | 超过四级 |
不同文种的三段变形
- 通知：缘由说明依据，事项是执行要求，结语用「请遵照执行」或「特此通知」。
- 报告：没有结语段，全篇是情况与结论，结语用「特此报告」或省略。
- 请示：缘由说明请示理由，事项是具体请求，结尾必须写「妥否，请批示」。
- 方案：没有结语，结构是目标、措施、责任、保障。
- 纪要：没有缘由与结语，只有会议情况与议定事项。
生成分工的操作原则
分工用一句话概括：AI 负责把空白填满，人负责判断该不该填。落到实操上，就是凡是带具体事实的地方——金额、日期、人名、文件号、指标完成率——都用【】占位交给人工填，不要让模型猜。模型猜出来的数字是最危险的部分，因为它看起来完全合理。